Manuale di Gestione dei Flussi Documentali
Il Manuale di gestione documentale e di conservazione è il documento con cui ogni pubblica amministrazione descrive il proprio sistema di gestione informatica e di conservazione dei documenti, in attuazione delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, del D.P.R. 445/2000 (Testo unico sulla documentazione amministrativa) e del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale).
Nella sua parte dedicata alla gestione documentale, il Manuale fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Disciplina le modalità di formazione, registrazione, segnatura, classificazione, assegnazione, fascicolazione, reperimento e tenuta dei documenti, definendo l'Area Organizzativa Omogenea, i ruoli e le responsabilità, i registri e le abilitazioni di accesso, nonché i criteri di sicurezza e tracciabilità delle operazioni.
Nella sua parte dedicata alla conservazione, il Manuale descrive il sistema di conservazione adottato dall'ente, illustrando l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i relativi ruoli, i processi e le procedure per il versamento, la gestione e la tenuta a norma dei pacchetti informativi, le misure di sicurezza e gli strumenti tecnologici impiegati, al fine di garantire nel tempo l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.